Hvad er undtagelsen om uforholdsmæssig stor byrde?
Webtilgængelighedslovens § 3, stk. 2 giver offentlige myndigheder og offentligretlige organer mulighed for at undlade at opfylde specifikke tilgængelighedskrav, hvis overholdelse vil medføre en uforholdsmæssig stor byrde. Ved uforholdsmæssig stor byrde forstås foranstaltninger, der vil pålægge myndigheden en uforholdsmæssig stor organisatorisk eller økonomisk byrde.
Det er vigtigt at understrege, hvad undtagelsen ikke er: Den er ikke en generel fritagelse fra webtilgængeligheds-loven, og den gælder aldrig for et helt websted. Den kan kun anvendes på specifikt, afgrænset indhold — og kun efter en konkret vurdering, som myndigheden selv er ansvarlig for at foretage og dokumentere.
Digitaliseringsstyrelsen kan ved tilsyn efterprøve, om kriterierne for undtagelse er opfyldt. Og fordi vurderingen er myndighedens egen, bærer den også det fulde ansvar for, at den er korrekt og veldokumenteret.
De kriterier der skal afvejes
Loven fastlægger præcist, hvilke faktorer der skal indgå i vurderingen. Myndigheden skal tage hensyn til sin egen størrelse, sine ressourcer og sin art — en lille institution med begrænset økonomi og en opgave, der kun i begrænset omfang er rettet mod offentligheden, har et bredere råderum end et større statsligt organ med en central borgerbetjening.
Derudover skal omkostningerne ved at tilgængeliggøre indholdet afvejes mod de fordele, det giver for borgere med handicap — under hensyn til, hvor hyppigt og i hvilken varighed indholdet benyttes. Besøgstal er et direkte anvendeligt datagrundlag her: Et dokument med meget lav trafik og begrænset aktualitet for borgere med funktionsnedsættelse kan potentielt undtages, mens kerneindhold med bred anvendelse ikke kan.
Følgende forhold kan tale for, at en undtagelse er berettiget:
- Meget lavt besøgstal dokumenteret med trafik-data, kombineret med begrænset relevans for borgere med handicap
- Uforholdsmæssigt høje konverteringsomkostninger — eksempelvis komplicerede, scannede historiske dokumenter, hvor OCR-behandling og manuel korrektion er ressourcetung
- Organisationens begrænsede størrelse og ressourcer, som gør det urimeligt at kræve fuld tilgængelighed af ældre arkivmateriale
Følgende taler derimod imod undtagelse:
- Indholdet er det eneste alternativ til en bestemt information eller ydelse
- Indholdet henvender sig til en gruppe, der med rimelighed kan forventes at inkludere borgere med funktionsnedsættelse
- Tilgængelighed af tilsvarende indhold er allerede opnået andre steder på webstedet
- Der findes tekniske løsninger til en rimelig pris — f.eks. PDF-til-HTML-konvertering
Typiske eksempler fra offentlige tilgængelighedserklæringer
En gennemgang af reelle tilgængelighedserklæringer viser, at undtagelsen i praksis oftest anvendes på tre typer indhold:
Videooptagelser med lav seertal — særligt byrådsmøder og udvalgsmøder, som er offentliggjort som lovkrav, men som har begrænsede besøgstal og ikke umiddelbart efterspørges som undertekstet indhold.
Omfangsrige og komplekse PDF-dokumenter — store rapporter, budgetmateriale eller tekniske bilag, der er publiceret på hjemmesiden og er meget ressourcekrævende at gøre fuldt tilgængelige. Sundhedsdatastyrelsen nævner eksplicit “meget lange og komplekst opbyggede” dokumenter og “scanninger af meget gamle originale dokumenter” som indhold, der kan falde under undtagelsen.
Excel- og PowerPoint-filer — særligt dataudtræk og præsentationer, der kræver manuel opmærkning for at blive tilgængelige, og som primært har en faglig målgruppe.
Kravet om tilgængeligt alternativ
En central forpligtelse følger af lovens § 3, stk. 3: Anvendes undtagelsen om uforholdsmæssig stor byrde, skal myndigheden i tilgængelighedserklæringen tage stilling til, om det har været muligt at anvise et tilgængeligt alternativ.
Det betyder i praksis, at det ikke er tilstrækkeligt at konstatere, at konvertering af et dokument er for dyrt — myndigheden skal aktivt overveje, om indholdet kan stilles til rådighed på anden vis. Hjørring Kommune er et eksempel på god praksis: I kommunens tilgængelighedserklæring oplyses det, at ikke-tilgængelige dokumenter tilbydes oplæst eller tilgængeligheds-optimeret på anmodning til Den Digitale Hotline.
Det tilgængelige alternativ behøver ikke at have nøjagtig samme form som originalen — men det skal give borgeren adgang til den samme information.
PDF-arkiver: Undtagelse eller konvertering?
PDF-dokumenter er det område, hvor undtagelsen oftest bringes i spil — og det er også her, den oftest misforstås. Mange myndigheder har arkiver med hundredvis eller tusindvis af PDF-dokumenter og fristes til at undtage dem samlet som uforholdsmæssig stor byrde.
Det er juridisk problematisk. Undtagelsen kræver en konkret, individuel vurdering pr. indholdstype — ikke en pauschal undtagelse af et helt dokumentarkiv. Dokumenter publiceret efter den 23. september 2018 og som aktivt bruges i borgerbetjeningen, kan som udgangspunkt ikke undtages.
Her er det værd at overveje, om konvertering til HTML faktisk er så ressourcekrævende, som antaget. Eksisterende PDF-dokumenter kan i dag konverteres til WCAG 2.1 AA-kompatibelt HTML direkte i browseren via PDFAccess — uden server-upload, uden licensomkostninger og uden teknisk viden. Det ændrer den ressourcemæssige kalkyle for mange myndigheder og kan gøre det vanskeligere at begrunde undtagelse af helt ordinære dokumenter.
Dokumentation og løbende vurdering
Vurderingen af uforholdsmæssig stor byrde er ikke et engangsdokument. Digitaliseringsstyrelsen vejleder om, at indhold, der er undtaget, skal vurderes løbende — fordi de vægtige kriterier kan ændre sig over tid. Besøgstal ændrer sig. Teknologiske muligheder forbedres. Og den ressourcemæssige byrde ved tilgængelighed reduceres i takt med, at nye værktøjer gør konvertering lettere og billigere.
Det betyder konkret, at en undtagelse, der var berettiget i 2021, ikke nødvendigvis er berettiget i 2026. Myndigheder bør ved den årlige revision af tilgængelighedserklæringen gennemgå, om de betingelser, der lå til grund for undtagelsen, fortsat er opfyldt.
Hvad du ikke kan undtage
For at give et klart billede er det nyttigt at præcisere, hvad undtagelsen aldrig kan dække:
- Hele webstedet eller hele mobilapplikationen — kun specifikt, afgrænset indhold
- Ny funktionalitet og nyt indhold, der publiceres fremadrettet, og som burde designes tilgængeligt fra start
- Kerneindhold i borgerbetjeningen, der ikke tilbydes i et tilgængeligt alternativ
- Indhold, hvor tilgængelighed kan opnås til rimelige omkostninger med tilgængeligt teknologi
- Indhold undtaget alene af organisatorisk bekvemmelighed — undtagelsen kræver en reel byrde, ikke blot prioritering
Undtagelsen om uforholdsmæssig stor byrde er et lovligt instrument — men det er et snævert et. Bruges det korrekt og dokumenteres det ordentligt, giver det myndigheder et reelt råderum i håndteringen af komplekse tilgængeligheds-opgaver. Bruges det som en nem udvej, risikerer myndigheden at stå dårligt ved et tilsyn.