Grundprincippet: Tilgængelighed starter i Word, ikke i PDF’en
Et tagget PDF er ikke et mål i sig selv — det er et resultat af et dokument, der er opbygget korrekt fra starten. Word kan eksportere strukturtags til PDF, men kun for den struktur, der rent faktisk er til stede i Word-filen. Hvis overskrifterne er lavet ved at gøre tekst fed og stor — i stedet for at bruge Words indbyggede overskriftsstile — eksporteres de som almindelige afsnit i PDF’en, uanset hvilke eksportindstillinger du vælger.
Det betyder, at arbejdet med tilgængelighed primært sker i Word-dokumentet, og eksportsteget blot bevarer det, der allerede er der.
Trin 1: Brug Words indbyggede overskriftsstile
Den vigtigste enkeltfaktor for et tilgængeligt PDF er konsekvent brug af Words indbyggede overskriftsstile: Overskrift 1, Overskrift 2, Overskrift 3 og så videre. Disse stile mapper direkte til PDF-strukturtags som H1, H2 og H3, som skærmlæsere og andre hjælpemidler bruger til at navigere dokumentet.
Brugerdefinerede stile — f.eks. en stil du selv har navngivet “MinOverskrift” — mapper som udgangspunkt til et <P>-tag i den eksporterede PDF, uanset hvordan de ser ud visuelt. Brug derfor altid de indbyggede stile, og juster eventuelt deres udseende bagefter via “Rediger stil”.
En logisk hierarkisk struktur er afgørende: Brug Overskrift 1 til dokumentets titel eller primære afsnit, Overskrift 2 til underafsnit og Overskrift 3 til yderligere nesting. Spring ikke niveauer over — gå ikke fra Overskrift 1 direkte til Overskrift 3. Det skaber en forvirrende navigationsstruktur for skærmlæserbrugere og udgør et brud på WCAG 2.1 succeskriterie 1.3.1 (Information og relationer).
Trin 2: Tilføj alt-tekst til billeder
Alle billeder, der formidler information, skal have en beskrivende alternativ tekst — en alt-tekst — der forklarer billedets indhold eller funktion. Rene dekorative elementer bør derimod markeres som dekorative, så skærmlæsere kan springe dem over.
I Word tilføjer du alt-tekst ved at højreklikke på billedet og vælge Rediger alternativ tekst. Her kan du enten skrive en beskrivelse eller sætte flueben i “Markér som dekorativ”. Alt-teksten overføres automatisk til PDF’en ved eksport, forudsat du bruger Words indbyggede eksportfunktion.
En god alt-tekst beskriver, hvad billedet viser og — hvis relevant — hvad det bruges til. “Diagram” er utilstrækkeligt. “Søjlediagram der viser, at 73% af kommunale websteder opfylder WCAG 2.1 AA i 2025” giver brugeren den relevante information.
Trin 3: Strukturér tabeller korrekt
Tabeller er en hyppig kilde til tilgængeligheds-fejl i PDF-dokumenter. En tabel skal have en klar overskriftsrække, der beskriver indholdet i kolonnerne — og gerne en titel, der forklarer, hvad tabellen viser.
I Word angiver du, at den øverste række er en overskriftsrække, ved at klikke i tabellen og aktivere Tabellayout → Gentag overskriftsrækker. Det er også denne indstilling, der sikrer, at skærmlæseren kommunikerer kolonnens navn, når brugeren navigerer i celler på efterfølgende rækker. Uden overskriftsrækker fremstår tabeldata som en strøm af tal og tekst uden kontekst.
Undgå at bruge tabeller til layoutformål — f.eks. til at placere tekst i kolonner. Sådanne tabeller skaber en forvirrende læserækkefølge for hjælpemidler. Brug i stedet Words kolonneformat eller tekstbokse.
Trin 4: Angiv dokumenttitel i metadata
Et tilgængeligt PDF-dokument skal have en beskrivende titel i dokumentets metadata — ikke blot et filnavn. Det er et krav i PDF/UA-standarden og sikrer, at skærmlæsere kan annoncere dokumentets navn korrekt, og at dokumentet er søgbart og identificerbart i arkiver.
I Word angiver du titlen under Filer → Oplysninger → Egenskaber (Windows) eller Filer → Egenskaber (Mac). Udfyld feltet Titel med et præcist og beskrivende navn — f.eks. “Vejledning om forholdsmæssig byrde — tilgængeligheds-undtagelser for offentlige myndigheder 2025”. Titlen overføres til PDF’ens metadata ved eksport.
Trin 5: Kør Words tilgængelighedskontrol
Inden du eksporterer, bør du køre Words indbyggede tilgængelighedskontrol. Den finder du under Gennemse → Kontrollér tilgængelighed (Windows og Mac). Kontrollen analyserer dokumentet og fremhæver problemer med manglende alt-tekst, forkert tabelstruktur, manglende overskriftsstruktur og andre forhold, der påvirker tilgængelighed.
Tilgængelighedskontrollen fanger ikke alle problemer — den dækker eksempelvis ikke farvekontrast eller links med uklare linktekster — men den er et nyttigt første filter, der identificerer de mest oplagte strukturfejl. Ret alle fejl og advarsler, inden du eksporterer.
Trin 6: Eksportér korrekt til PDF
Eksportsteget er kritisk, og her begår mange den fejl at bruge den forkerte metode. Der er to regler, der gælder for alle versioner af Word:
Brug aldrig “Udskriv til PDF”. Udskrivning til PDF omgår Words eksportmotor og producerer et billede-baseret, utagget PDF-dokument. Det er reelt en scannet version af dokumentet og er utilgængeligt for skærmlæsere på samme måde som en scannet PDF.
Brug altid “Gem som” → PDF. Gå til Filer → Gem som (eller “Gem en kopi”), vælg PDF som filformat og gem.
På Windows åbnes en eksportdialog. Klik på Indstillinger og tjek, at følgende er markeret under “Medtag oplysninger, der ikke udskrives”:
- Dokumentstruktur-tags for tilgængelighed — dette er det afgørende flueben
- Opret bogmærker med: Overskrifter — giver skærmlæserbrugere direkte navigation i dokumentet
- Dokumentegenskaber — overfører den titel du har angivet i trin 4
Bemærk: Vælger du muligheden “Minimer størrelse” for at reducere filstørrelsen, kan den automatisk fjerne fluebenet for dokumentstruktur-tags. Tjek altid indstillingerne igen, hvis du har brugt denne mulighed.
På Mac vælger du PDF som filformat og sørger for, at “Bedst til elektronisk distribution og tilgængelighed” er markeret. I nyere versioner af Word for Microsoft 365 eksporteres tags automatisk via Save As → PDF, og der er ikke en separat Options-dialog.
Hvad Words eksport ikke garanterer
Words PDF-eksport er ikke en garanti for fuld PDF/UA-overensstemmelse. Det er vigtigt at kende begrænsningerne:
Dokumenter med komplekse layouts — flere kolonner, flydende tekstbokse, komplekse tabeller — kan producere fejl i tagging-strukturen, som kræver manuel rettelse i Adobe Acrobat Pro. Tomme afsnit brugt til vertikal luft eksporteres som tomme <P>-tags, der giver støj for skærmlæsere — brug i stedet Afsnitsafstand (rum før/rum efter) i afsnitstypeindstillingerne. Komplekse tabeller med sammenfletningsceller og flere overskriftsniveauer understøttes ikke fuldt ud af Words eksportmotor.
For dokumenter med simple til moderate layouts producerer Words egen eksportfunktion i Microsoft 365 generelt bedre resultater end tredjeparts-plugins som Adobe Acrobat PDFMaker, ifølge tilgængeligheds-specialister der arbejder med PDF-verificering.
Fra tagget PDF til HTML
Et tagget PDF er et langt bedre udgangspunkt end et utagget — men selv velforberedte PDF/UA-dokumenter giver en dårligere brugeroplevelse for skærmlæserbrugere end velstruktureret HTML. Navigation i PDF’er er generelt mere kompleks og uforudsigelig end i HTML-sider, og PDF’er understøtter ikke samme grad af brugerstyret tilpasning af skriftstørrelse og kontrast.
For offentlige myndigheder, der ønsker at gøre eksisterende PDF-dokumenter tilgængelige på nettet, er konvertering til HTML i mange tilfælde et mere effektivt alternativ end manuel rettelse af PDF/UA-problemer. PDFAccess konverterer PDF-dokumenter til WCAG 2.1 AA-kompatibelt HTML direkte i browseren — uden at data forlader enheden.
Tjekliste: Word til tilgængeligt PDF
Brug denne tjekliste inden du eksporterer:
- Alle overskrifter er formateret med Words indbyggede overskriftsstile (Overskrift 1, 2, 3)
- Overskriftshierarkiet er logisk — niveauer springes ikke over
- Alle informative billeder har en beskrivende alt-tekst
- Dekorative billeder er markeret som dekorative
- Tabeller har en overskriftsrække markeret via “Gentag overskriftsrækker”
- Tabeller bruges ikke til layoutformål
- Dokumenttitel er angivet under Filer → Oplysninger → Egenskaber
- Tilgængeligheds-kontrollen er kørt, og alle fejl er rettet
- Eksport sker via Gem som → PDF — ikke via Udskriv til PDF
- Fluebenet “Dokumentstruktur-tags for tilgængelighed” er markeret (Windows)
- Filstørrelses-optimering har ikke fjernet tilgængeligheds-fluebenet